Ser una agencia remota al 100% no es nada fácil, pero se puede.

Pues sí, somos una agencia remota 100%: cada persona del equipo trabaja desde donde quiere.

Vaya debate sobre esto de si es bueno o no trabajar en remoto. Que si la sociedad ha cambiado, que esto es la panacea, que no hay nada peor… Si en algo estamos tod@s de acuerdo es en encontrarnos en desacuerdo.

¿O no?

Pasar de la oficina a ser una agencia remota con equipo deslocalizado

Hoy vamos a contarte cómo lo hemos hecho en nuestra agencia, Bisiesto Estudio, para organizar el trabajo, y te vamos a compartir algunas herramientas chulas en las que nos apoyamos mucho.

Para que no tengas que leer demasiado, si pasas de saber el detalle, al final te compartimos una plantilla muy fina que tiene casi toda nuestra «casa digital«.

Para que la disfrutes 🙂

Estábamos preparados para el remoto pero, ¿del todo?

No siempre hemos sido una agencia remota.

No hace tanto, vivíamos tiempos felices copados de abrazos y de sensación familiar en nuestra mini oficina en Tres Cantos (Madrid). Un sitio no muy grande pero perfecto para nosotr@s y que, con poco, supimos poner muy decente. Hasta parecíamos una agencia. 🙂

El caso es que, a medida que parecía que ese, todavía, fantasma desconocido se iba acercando, hicimos un par de reuniones internas modo «gabinete de crisis» para preguntarnos internamente qué necesidades teníamos cada una de las personas del equipo y en global.

En ese momento, pensábamos que sería algo temporal, no que Bisiesto se convertiría en una agencia remota de la noche a la mañana.

Software, capacidad de conexión, accesos a archivos y recursos… Y nos dimos cuenta de que, casi sin haberlo pensado, estábamos preparados al 90% para trabajar en remoto lo que pensábamos que serían unos días, hasta que moverse en transporte púbico o compartir espacio fuera seguro. Al menos 90% preparados en cuanto a herramientas pero todavía no nos habíamos enfrentado a vivir, siempre y el 100% de la plantilla, en remoto.

Poco después se declaraba el estado de alarma y hoy (escribimos esto en marzo de 2021) ya hace casi un año que no pisamos la oficina.

Caída y rebote. Seremos una agencia remota.

Una vez declarado el estado de alarma vivimos momentos muy complicados. Menos que otros, seguro, pero supuso todo un reto, por decirlo de una forma suave. 🙂

Pasado el momento difícil en el que muchos clientes dejaron de poder atender pagos o los retrasaron y dejando a un lado la tensión que eso supuso (eso da para un par de posts como este), nos dimos cuenta de que esto del ser una agencia remota no estaría unos días y se marcharía, sino que tenía vocación de pasar a ser parte de nuestro ADN.

Nos dimos cuenta cuando empezaron a salir en las noticias imágenes de jabalíes en la glorieta de Bilbao tras un par de semanas de confinamiento en la capital. ¿Tanto hace que haya menos tráfico que los mismos animales recuperan sus espacios? Pues entonces, como mínimo, hay que hacer que no tengamos que acudir a la oficina a diario.

No sólo por conciliación familiar o flexibilidad, que son dos temas cruciales, sino también por nuestro entorno: el desplazarnos menos genera impacto positivo.

Confianza y otros temas de trabajar a distancia

Una vez que estábamos trabajando cada un@ desde nuestra casa con los equipos y condiciones más favorables que hemos podido brindar, se abren varios debates que yo creo que son el problema o dudas reales que surgen en diferentes ámbitos de la dirección de las empresas.

Veamos algunas:

• ¿La gente hará su trabajo aunque no lo estés «vigilando»? En nuestro caso, nunca nadie ha estado vigilando a nadie y nuestro concepto de base es que buscamos siempre gente con actitud. Hasta en los peores momentos, hasta en las situaciones más complejas, nuestro equipo está conformado por gente en la que se puede confiar. Por eso, si de repente ocurre lo contrario, se desenmascara muy pronto y no es necesario «vigilar», solo atender el bienestar del equipo y la liebre, de existir, salta sola.
• ¿Todo el mundo quiere trabajar desde casa? La verdad es que no todas las personas tenemos un buen ambiente en casa para trabajar. Es más, no siempre es fácil separar la vida profesional de la laboral si está todo ubicado en el mismo espacio y es un tema importante. Por este y otros motivos, seguramente cuando sea posible tendremos una oficina, aunque con otro enfoque del que teníamos antes. 🙂
• ¿Es igual de productivo ser una agencia remota que presencial? En nuestro caso, aunque no medimos exactamente la productividad como KPI, me aventuro a decir que sí lo hemos notado: hemos necesitado mucho esfuerzo (y todavía nos queda) para llegar a ser tan ágiles como cuando trabajamos mano a mano. No por ganas, o por falta de orden, sino porque hay retos comunicativos. La palabra escrita es poderosa y las herramientas ayudan, pero no todas las personas se expresan igual de bien que pudiendo acompañar los conceptos con gestos.
• ¿Y la creatividad? ¿Qué pasa con esos momentos de colaboración espontánea donde surge la magia? Pues lo cierto es que este es un pedazo de reto. En nuestro caso se une a la parte más organizativa que tenemos muchos tipos de proyectos o de perfiles profesionales diferentes y que no para todos sirve la misma modalidad de organización. En procesos creativos (pero también en general, refiriéndonos al feedback) perder esos momentos mágicos es muy doloroso. Por eso, en Bisiesto hemos creado algunas dinámicas y formas de que nos sintamos como en casa. Uno de ellos es nuestra plantilla. Sí, esa que a final de la página te mandamos gratis. 🙂 Y no serán las únicas. Este es un reto abierto y seguimos mejorando en la medida en que vemos el margen.
• ¿Cómo es posible sentir que eres parte de un equipo si no puedes compartir momentos especiales o de forma física? Es verdad que la empatía surge más fácilmente cuando tienes algo (o a alguien) delante y este es otro de esos retos que no tienen fin. Si te importa no solo la cantidad, sino la calidad de la interacción de la gente de tu equipo, esto es crucial. Creo que si pensamos solo en cómo podemos crear momentos que contribuyan al sentimiento de equipo estamos olvidando la pregunta real, que es cómo nos vamos a organizar para que el equipo sea siempre el centro. De esto también se puede entrever bastante chicha en la plantilla que te regalamos hoy para tu Notion.
• ¿Cómo narices lo hacemos? Sé que esta pregunta suena rara. Es más, por los meses que llevamos, hay empresas que están con este modelo de trabajo casi «obligadas» porque no se han enfrentado con honestidad a esta pregunta. O no han provisto a sus equipos del material y, sobre todo, la atención que requieren, o no han sabido prever que la situación iba para largo y ahora «tiran millas» hasta que se acabe… o cosas peores. Es crucial si quieres tener un equipo estable (y aunque te diese igual la gente, en términos de rentabilidad, un equipo estable ¡es rentable!), no preocuparte, sino ocuparte de que tengan todas las herramientas, primero para trabajar, y luego para mejorar sus vidas en lo posible.

¿Esto es todo lo que necesitamos para trabajar -BIEN- en remoto?

Es por esa última pregunta de la lista que añado una que creo que debemos tener todas las personas que gestionamos equipos o tenemos personas bajo nuestra responsabilidad. ¿Estoy haciendo todo lo posible para que la gente de mi equipo esté bien o mejor que bien?

Si ya era de vital importancia, dada además la complicada labor de captar talento y personas que realmente merecen la pena… ¡ahora es ineludible! Por eso, en la agencia hemos cuidado mucho todo lo que rodea nuestro bienestar. Y estoy seguro de que seguirán surgiendo iniciativas que sumen a las que ya tenemos, fruto de siempre hacernos esa misma pregunta.

Como ejemplo, os cuento cuatro cosillas que creo que son chulas.

• Los miércoles de 9 a 10 de la mañana (sí, en horario de oficina), tenemos una clase de yoga con una profe con más de treinta años de experiencia que está dedicada a ayudarnos a mejorar nuestra actitud postural y a darnos herramientas para llevar mejor el estrés. Fundamental siempre ambas en nuestro sector, pero especialmente ahora que salir de casa a veces y según el momento es un lujo. Estas clases, además, no son solo para el equipo. En ellas recibimos a clientes, proveedores y amig@s, porque además de compartir, estamos decididos a contagiar con iniciativas así. Por cierto, no es obligado, solo el hecho de que tu empresa se pare a pensar estas cosas… suma.
• Los viernes (cada dos semanas la mayoría de las veces) tenemos una hora de formación interna en la que alguien del equipo comparte conocimiento con el resto. Para gestionar los temas hay un apartado específico en nuestra plantilla de Notion.
• Además de esa formación, en el repaso que continuamente tenemos que hacer de nuestros procesos, hemos incorporado una fase al final de cada proyecto en la que no solo se comparte el resultado, sino que se hace partícipe a los otros equipos que no han participado cuáles han sido los aprendizajes, stoppers, soluciones y demás puntos clave que ha tenido el proyecto en su desarrollo. 🙂 De este punto estoy muy contento porque nació de forma espontánea fruto de consultar al equipo cómo mejorar y crecer.
• Por último, pero no menos importante, para nosotr@s ha significado mucho tener un espacio de referencia que pueda ser considerado nuestra casa. Aunque sea virtual. Y eso es lo que representa la plantilla de Notion que te compartimos. Desde un lugar con las salas de reuniones que construyen nuestra «oficina virtual», una biblioteca con libros compartidos, una zona donde expresar desde los valores a las herramientas que se emplean en la empresa, una zona con perfiles más personales de los miembros del equipo… Toda una currada que siempre está «viva» y que no para de crecer a medida que vamos encontrando formas de hacer mejor nuestra vida.

Ya no te cuento más pero, si quieres profundizar, me pongo a tu disposición y te cuento en detalle los problemas y decisiones que hemos tomado. Si pueden ayudarte, ¡estaré encantado!

Descarga la plantilla molona de Notion con todos nuestros secretos

Nos lo hemos currado. En algunos apartados como los de herramientas o de valores, hemos dejado la información real de la plantilla, para que puedas stalkear cuanto quieras. Y además, hemos creado y añadido instrucciones en todas las secciones en las que hemos pensado que os pueden ayudar.

La plantilla de Notion gratuita de organización para tu equipo cuenta con los siguientes apartados:

• Nuestra casa: es una especie de página de inicio donde están todos los links y donde se explican nuestros valores, manifiesto y también nuestras herramientas (y más cositas!!).
• Organización de trabajo: es un dashboard en el que nosotros llevamos control y avances según nuestro sistema organizativo. Dentro te detallamos un poco más, pero también puedes leer este post sobre cómo nos organizamos con EOS.
• Material de marca: es una carpeta con los materiales más habituales que se usan para comunicaciones internas y externas.
• Equipo: un espacio para dar una muestra más personal muy útil. Ya veréis dentro. 🙂
• Biblioteca: es, cómo explicarlo… ¡una biblioteca! Dentro puedes coger libros, sugerir nuevos libros para la empresa, o incluso currarte un resumen y compartirlo con el equipo.
• Procesos: es donde albergamos nuestras checklists para la organización y seguimiento de proyectos y otras cosas, como por ejemplo, las vacaciones.
• Recursos comprados: el lugar donde el equipo sabe que tiene listadas las herramientas que Bisiesto pone a su disposición, la mayoría enfocadas a cursos y formación.
• Cuenta, cuenta!!: Es la última de las secciones incluidas (ahí es nada…) y es el lugar donde proponemos temas o pedimos cosas a los compis para que nos las cuenten el viernes de formación.

¿Te gusta? Pues descárgatela y, si quieres profundizar o tienes dudas, consúltanos y encantad@s buscamos un hueco.

¡¡Enjoy!!

Te la mandamos

• Acerca de
• Últimas entradas

Bisiesto Estudio

En bisiesto estudio somos un equipo estratégico y creativo con enfoque global 366º, ADN digital y 6º de empatía que diseñamos marcas, experiencias y productos que impactan positivamente en las personas y en los negocios

Últimas entradas de Bisiesto Estudio (ver todo)

• 02×56. Tres elementos que, sí o sí, debe tener una web de tipo SaaS – Lanzamiento Estudio SaaS - 2 julio 2024
• 02×55. Fidelización de Fans Deportivos: La Clave del Éxito de PlayerON con Maitane López - 25 junio 2024
• 02×54. Conviértete en un Design Lead: herramientas y aprendizajes de Silvia Gil en Wallapop - 18 junio 2024