Primeros pasos con EOS, qué es, qué hemos aprendido y cómo lo usamos.

Enterprise Operating System

A lo mejor si digo EOS te suena a cámara digital, pero nada más lejos de la realidad. E.O.S. Son las siglas sajonas de Enterprise Operating System: para los de la LOGSE, LOMCE y lo que venga, significa «Sistema Operativo Empresarial».

Procedimentar no es suficiente

Y es que a medida que los equipos crecen, los retos cambian. O como mínimo aumentan. ¿a partir de cuántas personas en la empresa deberíamos pensar en procedimentar? La respuesta es clara: ¡cuanto antes!

Pero la realidad es que procedimentar, ordenar o incluso trabajar de acuerdo a metodologías como por ejemplo SCRUM, que se escucha tanto en entornos de desarrollo, no garantiza que el trabajo que se esté realizando vaya en buena dirección.

De hecho, podemos enfocar los procesos como una forma de eficientar el trabajo o la productividad, pero si no tenemos un foco de a dónde vamos y hasta dónde queremos que nos lleve ese esfuerzo, muy probablemente en algún momento nos daremos cuenta de que nos hemos pasado el mapa entero y que estamos en medio de la nada, sin saber a dónde ir.

Es en este punto donde EOS, como sistema operativo, muestra su potencial. Resulta que desde la base está construido para que la visión de la empresa y sus valores sean el motor de todo. Suena hippie, pero es lo mejor que nos ha pasado a nivel organizacional y todavía no lo hemos implantado con todo su potencial.

Cómo hacer que las cosas sucedan

Demos un paso atrás.

En una empresa de servicios como la nuestra, es muy importante el cómo hacemos las cosas. Y además es muy relevante tenerlas definidas y que todo el equipo funcione como un buen engranaje alrededor de estos métodos o procesos.

Por varios temas: estándares de calidad que queremos mantener, poder predecir fechas de entrega, capacidad para dimensionar proyectos, integrar el aprendizaje en el mismo devenir de los proyectos e incluso, dentro de la dificultad en este entorno de servicios personalizados, reutilizar piezas de conocimiento que nos permitan agilizar algunas partes del trabajo.

Casi nada…

Pero estos procedimientos son la tierra, el barro ¿quién o qué está velando por que, al final, nuestro recorrido sea el esperado? Por ejemplo ¿Qué proyectos verdaderamente son interesantes para nosotros? ¿Cómo puedo mejorar la forma en la que evalúo al equipo e incluso selecciono personal? ¿A dónde vamos como empresa y como equipo?

Esas son las preguntas que resuelve EOS.

Enfoques clave de EOS

→ Objetivo a 10 años

EOS tiene una peculiaridad y es que no se centra de primera mano en los proyectos, sino que alza la vista a que planteemos una visión a diez años. ¡Sí! a diez años. Parece lejano, pero si me preguntas a mi, como fundador de Bisiesto, espero ser capaz de hacer que esta empresa cumpla varias décadas. Si no, me quedo en casa. 😂

Además, lo mezcla (y muy bien a mi parecer) con la necesidad desde el minuto uno de prestar atención al ombligo de la empresa y definir lo que llaman «Core Values» o Valores Medulares. De esto os cuento un poco más luego, que es muy relevante.

→ Objetivo a 3-5 años y luego anuales

Una vez definido ese foco a larguísimo plazo, bajamos a una visión a tres o cinco años, pero bien definida, con números y referencias claras de a dónde se quiere llegar. Y desde ahí vamos acercando para llegar a los objetivos anuales.

Esto ya nos suena más o menos a todos. Definimos los objetivos para el año que viene o año en curso. Pero, en este caso, el mero hecho de que lo estemos trabajando en retrospectiva nos ayuda a que siempre que vamos bajando a tierra nuestras acciones, siempre tengan la vista puesta en no perder ese foco que es el que nos guía. De hecho, hay varios mecanismos interesantes para ayudar a cerciorarse de que se mantiene ese foco.

→ Objetivos trimestrales

De la estructura de objetivos del año, se baja ya a planteamientos trimestrales, y de ahí a reuniones semanales.

Solo como recorrido merece un aplauso. No nos enfocamos en las reuniones o en la estructura de los proyectos y luego vemos a dónde vamos, sino justo y exactamente lo contrario: desde nuestra proyección, nos aseguramos de ir haciendo lo necesario para conseguir nuestro fin. Muy poderoso, ¿no?.

→ Rocks e Issues

Las rocas son un concepto clave dentro de EOS y son uno de los dos puntos que hacen que la bajada a tierra sea eficiente en la parte más del día a día, y es que las rocas son objetivos listos para ser asumidos por una unidad de trabajo o conjunto de ellas. Son esas pequeñas divisiones de nuestra visión a largo y a corto y siempre deben ir alineados con ella. Son parte del secreto de que no se pierda la visión por el día a día.

Por otra parte los «asuntos» o issues, son aquellas tareas o limitadores que impiden la consecución de estos objetivos. EOS propone una metodología de trabajo bien definida tanto para definir una roca, establecer las issues, generar responsabilidades entre el personal y garantizar su seguimiento y cumplimiento.

No me quiero meter más en detalle, porque no es que dé para un libro, es que da para varios. Os los dejamos en el pie del artículo por si os molan y queréis profundizar.

Hablemos de los valores

Y es que en cualquier relación hay unas normas que seguir. Un pacto (generalmente no escrito) pero que tiene ciertas condiciones. Por ejemplo, puedes pelearte por el mando de la TV hasta llegar a las manos con tu hermano o hermana, pero difícilmente esos detalles harán mella en la relación de hermanos.

Pues la cultura en la empresa es parecida. Tenemos una serie de normas escritas o no, sobre las que se basan las relaciones que suceden en el marco de la empresa. Y de hecho, cuantas más personas, más lio. Habrá hasta subculturas y mucho jaleo. Pero eso es otro tema.

Total, que por muy bien que trabajemos para retener talento y muy majos y majas que seamos tod@s, en una compañía en crecimiento alguien debe ocuparse de establecer esas normas.

Esos railes sobre los que quieres que anden las relaciones dentro de la empresa y hacia afuera. Así, con la definición a diez años y con la definición de valores, ya tenemos las respuestas a dos de las preguntas más complejas de la existencia humana: quiénes somos y a dónde vamos. ¡Casi nada! 🙂

Estos valores, no solo se definen, sino que se incorporan en diferentes modelos y procesos gracias a los cuales conseguiremos herramientas para evaluar al personal e incluso ayudarnos a decidir cuál es el enfoque de nuestro trabajo o qué procedimientos nos hacen valiosos como empresa.

Objetos brillantes, vade retro

Este concepto me encanta. En el ámbito de los negocios es facilísimo desviarse de los objetivos marcados. Eso son los objetos brillantes. Casi siempre tienen una forma parecida a esta:

  • Hola, buenos días, soy un nuevo proyecto. No es lo que haces. No necesariamente te gusta y bueno, estaré desalineado con vuestra capacidad de crear valor real, pero tengo un fajo de billetes que te va a ser difícil rechazar. ¿Cómo vas a dejar pasar esta oportunidad de ingresar X€?

Pues debes y EOS te ayuda así:

Supongamos que nos lo hemos currado y hemos definido nuestro enfoque a largo plazo. Y bueno, vamos para nota e incluso hemos definido nuestros valores. Con estos dos elementos, sabiendo quiénes somos y cómo enfocamos el mercado, será más fácil evitar esos llamados «objetos brillantes», ¡porque cantan! Si hay dudas a la hora de escoger o aceptar un proyecto, un compañero o compañera, un proveedor, …lo que sea, solo tienes que ponerlo contra esas dos fuentes de verdad:

  • ¿Encaja con mis objetivos de empresa?
  • ¿Está alineado con nuestros valores?

Si la respuesta es no… puedes seguir tu camino tranquilo/tranquila que estarás haciendo lo correcto.

Y como en realidad no es tan fácil, EOS proporciona hasta unas tablas para evaluar a las personas también en base a estos criterios.

Medir, medir, medir y cero dogmatismos, lo mejor es adaptar

Otra cosa que me encanta de EOS es que hemos pasado de revisar datos por aquí y por allá a tener una estructura clara de qué datos queremos mirar para hacernos una foto real de cómo está la empresa.

No sé si he logrado que te pique el gusanillo de leerte el libro de Gino Wickman, el autor de «Traction» y de otros títulos asociados, pero realmente merece la pena.

Es verdad que nosotr@s en nuestra experiencia como agencia en la que varios proyectos y perfiles muy dispares conviven a la vez, hemos necesitado complementarlo con otras metodologías.

Nos ha servido para todo esto: definir la visión y valores, tomar decisiones, contratar y medir en base a ello, que ya está bien. Además, nos ha dado una estructura para hacer un seguimiento claro de los avances.

Pero, y aquí está el pero, nos ha venido muy bien revisar otros tipos de metodología ágiles para completar necesidades dentro de los trabajos de diseño y desarrollo, también hemos cogido algunas cosas de Shape Up, y tratamos de organizar nuestros bloques de trabajos por Squads y no por departamentos.

Ya os lo contaremos en detalle más adelante, pero os dejamos algunos links por si queréis profundizar en ello.

Referencias y recursos EOS

De momento os dejamos algunas referencias que a nosotr@s nos han flipado:

Referencias otras metodologías

Esperamos que os sirva que os contemos qué creemos que nos ha aportado y nos aporta EOS. Nos encantará ir contando lo que sucede y si nos patina o nos funciona de por vida.

Si te atrae el tema, no dudes en preguntarnos o compartirnos tu experiencia, que de esto siempre se aprende y es apasionante.

Y tú ¿Sabrías decirme cuáles son vuestros valores sin pensar?

Nosotr@s ahora sí 🙂

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